Ketika datang ke komunikasi e-mail dan kantor, beberapa aplikasi sudah familiar seperti Microsoft Outlook. Dari bisnis kecil dan kontraktor independen hingga perusahaan besar, Outlook adalah komponen tepercaya yang diandalkan untuk berbagai transaksi harian. Dan karena sering datang standar dengan banyak komputer sebagai bagian dari Sistem Operasi Microsoft, banyak orang juga menggunakannya untuk tugas-tugas pribadi.
Bagi banyak pengguna, agen bandarq identik dengan email. Namun, program ini menawarkan fitur tambahan, seperti Kalender Outlook, yang dapat membantu mengatur jadwal, acara, rapat, dan kegiatan lainnya, baik pribadi maupun profesional. Ini adalah alat yang efektif untuk komunikasi di kantor dan bisnis-ke-bisnis, karena menawarkan pengguna kemampuan untuk membuat, mengelola, dan mengundang individu ke rapat dan acara. Ini juga dapat disinkronkan dengan perangkat seluler dan teknologi lainnya, sehingga pengguna dapat dengan mudah mengaksesnya ketika jauh dari komputer pribadi atau laptopnya.
Karena fungsinya, beberapa bisnis dan organisasi kecil mengandalkan Kalender Outlook untuk kebutuhan penjadwalan dan reservasi mereka. Dalam kasus tertentu, hanya itu yang dibutuhkan. Tetapi dalam sebagian besar keadaan, itu tidak menyediakan berbagai fitur yang diperlukan untuk mengotomatisasi dan merampingkan penjadwalan untuk pelanggan, pasien dan mahasiswa mereka. Untuk tugas-tugas penting ini, solusinya adalah perangkat lunak penjadwalan berbasis web.
CARA OUTLOOK PERBEDAAN KALENDER DARI PERANGKAT LUNAK PENUNJUKAN ONLINE
Salah satu perbedaan yang paling jelas antara perangkat lunak penjadwalan janji temu berbasis web dan Kalender Outlook adalah desainnya. Meskipun digunakan untuk berbagai tujuan, Outlook berfungsi paling baik di lingkungan antar-kantor atau bisnis-ke-bisnis di mana mayoritas komunikasi dan tugas yang dilakukan adalah antara staf, kontraktor, konsultan, dan individu lain yang terafiliasi dengan operasi. Itu memberi administrator kalender kemampuan untuk berbagi, mengirim dan bahkan menerbitkan kalender online. Dalam hal berbagi kalender, izin untuk mengakses kalender diperlukan.
Karena ini adalah kalender, beberapa pemilik, operator dan staf memanfaatkannya untuk layanan penjadwalan dan untuk memesan reservasi. Ada beberapa metode yang dapat mereka terapkan: sebagai penjadwal internal, di mana mereka terus mengambil janji dan reservasi melalui telepon dan kemudian secara manual memasukkannya ke Kalender Outlook; kirim email kalender ke pelanggan, pasien atau pelajar untuk melihat ketersediaan dan pilih waktu janji temu; dan memungkinkan pelanggan untuk mengakses kalender mereka dan memesan janji temu mereka, yang membutuhkan antarmuka Microsoft Exchange (dan juga dapat menimbulkan masalah keamanan yang signifikan).
Meskipun lebih efisien daripada buku dan pena janji temu kertas, fungsi intinya sebagai kalender internal dapat menciptakan masalah bagi bisnis dan organisasi yang ingin mengotomatisasi dan meningkatkan prosedur penjadwalan janji temu mereka. Ini terutama berlaku jika pemilik, administrator, atau staf ingin menawarkan penjadwalan mandiri pelanggan menggunakan Kalender Outlook.
Faktor-faktor yang berkontribusi terhadap hal ini termasuk:
• Konektivitas, Aksesibilitas dan Keamanan. Untuk berinteraksi dengan pelanggan, kedua belah pihak harus memiliki koneksi Outlook Exchange. Ini berbeda dari perangkat lunak penjadwalan janji temu online, yang dapat diakses oleh pelanggan, pasien, dan siswa dari situs web. Sambungan Outlook Exchange menghadirkan banyak tantangan, termasuk masalah keamanan dengan memungkinkan akses dan membatasi jumlah klien yang dapat menggunakan sistem, terutama yang tidak memanfaatkan Outlook. Selain itu, akses ke Kalender Outlook akan memberikan pelanggan pandangan tidak hanya layanan bisnis atau organisasi, tetapi juga barang-barang pribadi, jika operasi tidak membuat kalender terpisah, “hanya layanan”.
• Menjadwalkan “Aturan”. Seperti kalender elektronik lainnya dan aplikasi serupa yang tidak dirancang untuk penjadwalan pelanggan, pasien dan mahasiswa, operator bisnis dan organisasi dapat mengalami kesulitan ketika mencoba untuk memblokir waktu, menetapkan hari terbuka dan tertutup, dan membatasi jumlah janji per slot waktu, hari atau waktu. Bisnis dan organisasi harus memiliki kemampuan untuk mengendalikan dan menyesuaikan setiap hari dari kalender pengangkatannya.
• Penampilan. Kalender Outlook menawarkan beberapa opsi kepada pengguna untuk menyesuaikan tampilannya. Dan pelanggan, klien, pasien, dan pelajar akan segera tahu bahwa apa yang mereka lihat adalah kalender kantor elektronik (jika bisnis atau organisasi mengirim email kalender atau memungkinkan akses ke sana). Ini dapat menghasilkan citra operasi yang kurang profesional.
APA YANG DIBERIKAN PENAWARAN PERANGKAT LUNAK PENJUALAN ONLINE YANG MENAWARKAN OUTLOOK YANG TIDAK
Sebagian besar program penjadwalan janji temu online dikenal sebagai Perangkat Lunak sebagai Layanan (SaaS), aplikasi berbasis web yang menyediakan fungsionalitas yang tidak tersedia di Kalender Outlook. Digunakan oleh bisnis dan organisasi, besar dan kecil, penyedia layanan penjadwalan biasanya memungut biaya kecil untuk menggunakan perangkat lunak. Dan mereka dapat diakses dengan cara yang sama seperti perbankan dan email online. Pengguna dapat mengatur dan mengelola akun dan penjadwal mereka hanya dengan masuk dengan nama pengguna dan kata sandi.
